¿Qué hacer?

Qué no cunda el pánico. Ya hay muchos usuarios concienciados. La sobrecargada de información es uno de los elementos que más estresan a los trabajadores. Una aproximación sistemática para reducir y mejorar el e-mail es un método muy efectivo para obtener la atención de los usuarios de correo electrónico.

Los remiendos precipitados como enviar más e-mails sobre etiquetas, escribir nuevas políticas y procedimientos y reducir los medios tecnológicos reduciendo el almacenamiento , limitando el tamaño de los archivos o prohibir las comunicaciones personales, no suelen conseguir el objetivo de cambiar los comportamiento y alcanzar los objetivos. Es como poner un problema muy grande en una caja muy pequeña.

El problema del uso apropiado

Uno de los mayores problemas del correo electrónico es la carencia del sentido de la propiedad, es decir, de cómo se utiliza la tecnología de forma productiva. El e-mail es la aplicación corporativa huérfana y frecuentemente es una plataforma de colaboración y comunicación que se tiende a descuidar. ¿Quién asume la responsabilidad: los directivos o los empleados especializados en tecnología? ¿Hay que dejar a cada trabajador decidir cómo pasa entre el 30 y el 40 por ciento de su jornada laboral, como si se tratara de su tiempo personal (tardes, fines de semana y vacaciones)?

La organización TI puede mejorar su actitud frente al e-mail. Sería el custodio de la tecnología de correo electrónico y, por tanto, podría extender su influencia sobre el comportamiento de los usuarios y, naturalmente, también hay ventajas específicas para las Tecnologías de la Información, incluyendo las mejoras de almacenamiento, archivo y adecuación a la normativa legal.

Comportamiento de equipo

El comportamiento de la plantilla de una empresa es muy difícil de modificar. Los trabajadores se agrupan por equipos, tanto permanentes como temporales. La mayoría de las tareas de comunicación y colaboración se realizan en equipos dinámicos. Se puede lograr un progreso real utilizando los equipos para compartir ideas e influenciar sobre los demás, desarrollando mejores prácticas y encargándose de otro equipo, en calidad de mentor, para mejorar su funcionamiento.

Confiar en la formación, no en la tecnología

Cada trabajador realiza ahora más funciones que nunca con anterioridad. Añadir más tecnología para facilitar u obligar al cambio es un esfuerzo costoso y vano. La mayoría de los usuarios se beneficiarían enormemente de un programa de formación que introduzca y soporte un uso mejorado de las tecnologías. 

Mejorar el etiquetado del e-mail es un área todavía oculta para mejorar la productividad y ahorrar costes. Con una implementación apropiada, se puede lograr una reducción media del 10 por ciento del volumen del correo electrónico y de la mejora de la calidad. También se puede ahorrar entre un 10 y un 20 por ciento del tiempo de manipulación, del que resulta un aumento de la productividad que oscila entre el 7 y el 10,5 por ciento, y de 4.100 a 6.000 dólares en productividad recobrada por empleado al año.