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Ocho pasos para eliminar el uso del papel en los procesos de negocio, ganando eficiencia y productividad
La compañía Esker, especializada en la automatización de los procesos documentales, recomienda a las empresas aplicar prácticas más eficientes a través de la desmaterialización, la gestión en la nube y la externalización de tareas
La firma Esker ha desarrollado una propuesta basada en ocho ideas a tener en cuenta, a fin de ayudar a las empresas en el camino hacia la progresiva eliminación del papel en sus procesos de negocio. La compañía promueve prácticas empresariales más eficientes y productivas, al tiempo que sostenibles, a través de la desmaterialización, la gestión en la nube y la externalización de tareas que cuestan tiempo y dinero, al tiempo que impactan negativamente en el medio ambiente.
Los ocho pasos que recomienda Esker son:
- Los clips son un arma de destrucción masiva de la productividad.- Hagámoslos desaparecer. Una empresa que utilice muchos clips denota falta de salud y productividad por el tiempo perdido que supone y por la cantidad de papel gastado en tareas obsoletas. Recurrir a ellos para agrupar montones de documentos no contribuye a la eficacia ni a los resultados.
- Librémonos del correo manual.- Empresas que todavía pegan los sellos manualmente, o que utilizan una máquina franqueadora, malgastan salud, horas y mucho papel, aparte de las impresoras dedicadas a estas tareas. Automatizando y externalizando su correo, una empresa puede enviar de una a 100.000 cartas diarias, y quitarse de encima ese engorro.
- Las suelas de los zapatos se desgastan igual que la productividad.- Lo que conseguiríamos paliar mediante la gestión automática de los documentos desde el puesto de trabajo. La cantidad de paseos por los pasillos y departamentos de la empresa es inversamente proporcional a la productividad de la misma. De la fotocopiadora a la mesa, de la mesa al fax, al final supone recorrer cientos de metros al día y mucho tiempo perdido. Es la consecuencia de la gestión manual de pedidos, albaranes y otros documentos fundamentales para el negocio.
- Limitemos el uso de impresoras, fax y fotocopiadoras.- Basta con mirarse las manos sucias para darnos cuenta de que no estamos trabajando con eficacia. Si seguimos cambiando el tóner de las impresoras, equipos de fax y fotocopiadoras, estamos acumulando muchas horas improductivas a lo largo de toda la semana, algo que las empresas podrían ahorrar automatizando sus procesos.
- Las colas en el fax pertenecen al pasado.- Si uno o varios empleados de la empresa están continuamente haciendo cola en el fax para enviar los documentos –pedidos, albaranes, etc…- y esperar a ver si se han recibido correctamente, están perdiendo tiempo en lugar de dedicarlo a tareas más estratégicas, por ejemplo para tener a sus clientes más satisfechos. La solución pasa por automatizar los envíos de documentos de negocio.
- El alpinismo no es un deporte de oficina.- Si los empleados pasan demasiadas horas escalando por las estanterías en busca de las carpetas y lo dossiers de los clientes, si el uso de la perforadora y las bandejas clasificadoras no tiene secreto para ellos, es otra señal indicadora del deterioro de la salud productiva de la empresa. La gestión electrónica de documentos ahorraría todos esos esfuerzos.
- Mesas limpias.- Si vemos muchas bandejas de documentos en las mesas de los empleados y colaboradores, además de que les falta sitio para trabajar cómoda y eficientemente, es señal de que la empresa emplea mucho tiempo en manipular y distribuir papel, lo que va en detrimento de su eficacia y competitividad.
- Menos carreras por la oficina.- Si los empleados se pasan la jornada de trabajo corriendo, yendo a distribuir el correo, a enviar los pedidos de venta por fax por un lado, archivar las facturas por otro, franquear y ensobrar el correo… algo no está bien organizado, de manera que necesita automatizar y desmaterializar procesos.
GreenDoc: productividad y protección del medio ambiente
Como plasmación de la idea implícita en estos ochos pasos, Esker desarrolla el programa GreenDoc, que reconoce a las empresas que se benefician de su tecnología para mejorar su eficiencia y para disminuir el impacto de su actividad sobre el medio ambiente.
Las nueve empresas adheridas en España a este programa evitaron durante 2011 la producción diaria de 3.850 documentos impresos en papel, a través de la utilización de las diferentes soluciones de gestión de documentos de la compañía. Dicha reducción en el volumen de papel impreso en estas compañías equivaldría a evitar la tala de algo más de 80 árboles, así como el ahorro de 127.507 litros de agua, 19.731 kilovatios y cerca de 15 toneladas en emisiones de CO2.
Las nueve empresas que están actualmente adscritas al programa en España son: Agua Mineral San Benedetto, Anuntis Segundamano, Grupo Fromageries Bel, Capsa, Michael Page, Seur, Solvere Capital, Thomson Reuters Aranzadi y Uralita. Estas compañías generan alrededor del 30% de los documentos digitalizados por el conjunto de clientes de Esker Ibérica. Más información en www.esker.es
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