Potenciar el área de impresión, reduciendo los costes, aumentando la eficiencia y digitalizando la oficina, puede ser un buen propósito para 2013, y con este fin, HP ha elaborado una guía con cinco pasos fundamentales para conseguirlo:

1.- Sé organizado

Contar con una documentación bien organizada permite lograr mayor eficiencia en tu negocio. La gestión documental basada en la nube puede ser clave. Además de poder acceder a la información desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar, podrás agilizar el tiempo de búsqueda documental y ganar espacio físico, ya que podrás empezar a pensar en tus impresoras como un espacio de almacenaje.

Según el “Informe global de HP sobre el impacto medioambiental de la impresión 2012”, el 33% de los negocios han disminuido su volumen de impresión debido al uso de archivos en formato digital y a la necesidad de reducir el desorden. Sin embargo, todavía el 75% de los documentos críticos para el negocio se gestionan en los dos formatos: papel y digital (Fuente: IDC, New Frontiers for Financial Services Institutions Document Solutions: Managed Production Print Services).

2.- Ajusta la impresión
Analiza cuáles son tus necesidades reales de impresión para poder obtener unos resultados óptimos. Investigaciones de HP han revelado que el 86% de las empresas quieren disminuir el coste por copia/impresión, el 82% quiere mejorar la productividad del usuario, y entre el 60 y el 80% buscan sustituir sus impresoras de un único usuario por dispositivos para grupos de trabajo.

Además de conocer cuáles son las necesidades del negocio en lo referente a la impresión, debes asegurarte de que sabes sacarle el máximo partido a tu impresora; es importante que sepas cómo controlar los ajustes de calidad e impresión y utilizar el tipo de papel apropiado. Utiliza solo tintas y papel original de HP.

3.- Sé verde

La impresora puede jugar un papel importante en tu oficina si quieres ser respetuoso con el medioambiente. Puedes seguir unos pequeños consejos que te ayudarán a reducir el impacto medioambiental de la impresión:

• Optimiza tu entorno de impresión para reducir el consumo de energía, la emisión de
carbono, el gasto de papel y los costes.
• Utiliza herramientas de gestión de la energía como ecoSmart.
• Revisa la forma de gestión del papel teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

o Imprime a doble cara

o Solicita Pull-Print PIN y soluciones de impresión. Sistemas de autentificación del usuario que permiten reducir los fallos de impresión, reimpresión y los trabajos impresos no recogidos hasta un 30%.

o Utiliza HP Smart Print: imprime solo lo que necesitas y reduce el gasto de papel cuando imprimes desde Internet

o Utiliza los cartuchos de impresión orginales de HP: dan mayor calidad y consistencia que los cartuchos reciclados.

o Digitaliza los documentos
• Recicla los cartuchos de tinta
• Compra impresoras respetuosas con el medioambiente
• Recicla tu impresora

Uno de los principales retos de la compañía ha sido reducir el consumo energético de las impresoras y obtener los mejores niveles de eficiencia energética. Muestra de ello es que en 1984, el consumo energético anual de una impresora HP Laserjet era de 42€, mientras que en 2010 el coste equivalente, comparándolo con un modelo similar, fue de tan solo 1,30€ anuales.

4.- Prepárate para dar una buena primera “impresión”

Los folletos, tarjetas de visita o los dosieres con los que trabajas dicen mucho de tu empresa. Por ello es importante no arriesgarse a dar una mala primera impresión, muy difícil de cambiar, y merece la pena invertir recursos en actualizar y darle un aire nuevo a tus documentos corporativos. Para el desarrollo de los materiales de oficina puedes acceder a la página web Creative de HP.

5.- Sé creativo

El entorno de trabajo tiene un gran impacto en la productividad. Anima a tu equipo a personalizar su zona. Un estudio [ Informe global de HP sobre el impacto medioambiental de la impresión 2012]  reveló que el 10% de las empresas encuestadas cree que la impresión “activa la creatividad” y el 26%  que “activa la productividad”. Garantiza que todo tu equipo tiene acceso a los dispositivos de impresión y de gestión documental y deja vía libra a su creatividad.