Por países, precios, número de habitaciones, situación o, incluso, por el hecho de si admiten animales o no. Si usted busca organizar una escapada de turismo rural, seguro que recurre a Toprural, una de las referencias indiscutibles en Internet de esta opción vacacional.

Como reza en su propia web, su objetivo es la promoción del turismo rural y, para ello, ofrecer al viajero la mejor información para organizar sus escapadas rurales, y al propietario la forma más rentable de promocionarse.

Y parece que no andan desencaminados. Desde su nacimiento en el año 2000, la española Toprural ha logrado contar, a día de hoy, con más de 50.000 alojamientos, 80.000 opiniones de viajeros; 500.000 fotografías y vídeos y un total de 50 empleados.
Aunque su origen es nuestro país y, de hecho, su única sede está en Madrid, Toprural tiene, desde el principio, una clara vocación internacional que le ha llevado a ofrecer alojamientos en nueve países diferentes y a contar, en su plantilla, con profesionales de más de diez nacionalidades distintas.

Gestionar un negocio de estas dimensiones no es fácil y por eso, Toprural iniciaba hace poco la búsqueda de una solución de gestión que le permitiera mejorar su negocio al tiempo que hacer frente al futuro y al lanzamiento de su nueva versión de una forma más eficiente.

Hasta ese momento, el portal había utilizado un sistema de facturación propio, de desarrollo interno, algo muy habitual en la Red como explica Rafael Pérez-Olivares, director de Operaciones de Toprural: “Hay que reconocer que, por regla general, las empresas de Internet son muy dadas a realizar desarrollos propios y esperamos que nuestra iniciativa sirva de referencia para el sector”.

La elección de Java como lenguaje de programación para la nueva versión de su web fue decisiva para cambiar la herramienta de facturación con la que trabajaban y buscar una solución ERP. “Esta decisión nos obliga a abandonar la aplicación desarrollada para la gestión comercial y a elegir entre dos opciones: la de volver a reprogramar todo internamente, con la consiguiente carga adicional de trabajo que eso suponía, o bien ir al mercado en busca de una solución global que aportase la experiencia y el saber hacer de alguien especializado en software de gestión”.

Una solución de futuro

Evidentemente, fue la segunda opción la elegida y con ello, se iniciaba la búsqueda de la herramienta más idónea. La facilidad de integración del ERP con nuestra web y que fuera una solución “contrastada que nos garantizase el éxito del proyecto lo máximo posible” eran las dos premisas con las que Toprural iniciaba un estudio de las diferentes herramientas que la industria TI ofrece.

“Inicialmente, manejamos soluciones open source como Openbravo y OpenERP pero con las primeras demostraciones nos dimos cuenta de que, aunque el producto era interesante, los partners no nos ofrecían plenas garantías y el peso de la implementación podía recaer sobre nosotros en gran parte. En contraposición, Microsoft Dynamics Nav se presentaba como un producto contrastado y con un partner de experiencia demostrada”, explica Rafael Pérez-Olivares.

La solución de gestión de Microsoft era, por tanto, la elegida ya que “es la opción que mejor cubre nuestras necesidades actuales y futuras desde un producto estándar, con poca necesidad de desarrollos a medida y de mantenimiento”.

Escogida la herramienta, tan sólo quedaba decantarse por un partner para la implantación y puesta en marcha del proyecto. Su nombre:Aitana.

“Era el que ofrecía más garantías y disponibilidad para la implantación, mejor conocimiento de la aplicación y mayor experiencia”, afirma François Derbaix, fundador y CEO de Toprural.

Una opinión que comparte el director de Operaciones del portal que añade, además, que “fue el único partner que respondió de forma casi inmediata. Aitana apostó por el proyecto desde el principio: vio a Toprural como una buena oportunidad para entrar en el sector de Internet”.

Así, actualmente, la compañía se encuentra realizando la definición del DR (documento de requerimientos) en el que delimitará el alcance del proyecto y cómo se va a ejecutar. Más tarde, llegará la fase de desarrollo para integrar el ERP con la web y, por último, la carga de datos, las pruebas y la formación.

El coste total, incluidos los servicios y licencias, unos 53.000 euros, “más de lo que pensábamos inicialmente ya que, a medida que se va definiendo todo, la complejidad va aumentando y lo lógico es que eso suponga un incremento del coste”, apunta Rafael Pérez-Olivares.

Un proyecto que permitirá a Torural mejorar la gestión de su negocio y tener bajo control la facturación, la comunicación con los clientes, la gestión de promociones de alojamientos, la integración de un TPV virtual para contrataciones online, etc.

Ser más eficientes, en definitiva, algo que demandan desde el portal a las TI. “En un momento como el actual, marcado por la recesión económica, desde el punto de vista económico, nuestra principal demanda a las Tecnologías de la Información la mejora de la eficacia y el control interno de nuestros procesos es determinante”.