Debido a la gran cantidad de información digital que las empresas tienen que manejar, la Gestión Documental es imprescindible para que las compañías puedan controlar su activo más importante: la información. Según estimaciones de Gartner, del 30 al 70% del tiempo de trabajo se utiliza para la gestión de documentos y el coste de esta gestión representa del 6 al 15% de los ingresos de una compañía.

Aunque los sistemas de Gestión Documental son adecuados para todos los negocios que utilicen importantes volúmenes de información digital, las empresas que más demandan este tipo de soluciones, según la experiencia de Entel, son las empresas del sector farmacéutico, las administraciones públicas, las empresas de ingeniería y construcción así como las utilities.

En cuanto al tamaño de empresa más apropiado para el aprovechamiento de las tecnologías de gestión documental, lo cierto es que no sólo las grandes compañías se benefician de estos sistemas como cabría esperar a primera vista. De hecho, el volumen de pequeñas y medianas empresas (pymes) que utilizan soluciones de Gestión Documental es equivalente al de las grandes empresas. Es obvio que los beneficios que se obtienen son tangibles para cualquier compañía con independencia de su tamaño.

Mejorar el rendimiento del departamento de RRHH

Actualmente el departamento de RRHH tiene una sobrecarga de tareas con procesos redundantes, lo que conlleva una carencia de tiempo para el desarrollo de tareas de valor que permiten a la empresa ser más competitiva e impidiendo a la compañía centrarse en objetivos empresariales. Los servicios de Gestión Documental son necesarios para mejorar la eficiencia de los departamentos de Recursos Humanos y convertirlos en uno de los departamentos más estratégicos.

Según OIMA (Institute of Management and Administration), un sistema de gestión documental puede reducir hasta un 25% las actividades de copiado y archivado de contenido en un departamento de RRHH.

Para la consultora Entel, los beneficios para este departamento estratégico en cualquier compañía que tenga implementados sistemas de Gestión Documental son claros: más eficacia y calidad de los procesos; menor tiempo de búsqueda; menor coste de transporte, coste e impresión; menores costes de almacenamiento y mayor seguridad y control sobre la información.

Automatización de facturas electrónica

Uno de los procesos de gestión documental más demandados es el de la facturación electrónica porque permite reducir los costes operativos e incrementar la eficiencia empresarial. La facturación electrónica ofrece ventajas competitivas para las compañías como un menor coste que la factura en papel. Se estima que con cada emisión de factura electrónica se ahorran alrededor de 2,85$ y en la recepción, 2,86$, aproximadamente.

Además ofrecen la misma garantía de autenticidad e integridad del contenido y añaden un ahorro en costes de material, en costes humanos, costes logísticos y manipulados y un menor coste de almacenaje.

Pero esta automatización no sólo repercute en ahorros de costes, según datos de OIMA, con la automatización de las facturas se puede reducir en más de la mitad el proceso de aprobación de las mismas, bajando el número de facturas perdidas en un 66%.